Organizzare una conferenza non è per niente un’impresa facile, bisogna essere dotati della capacità del multitasking, dell’organizzazione e soprattutto della pazienza. La lista delle cose da fare è impressionante: il luogo, la lista degli invitati, i materiali, il rinfresco, gli strumenti e tanto altro.
Come si organizza una conferenza?
Quando si pianifica una conferenza iniziare sempre determinando le finalità e gli obiettivi della manifestazione. Una volta deciso l’obiettivo della manifestazione tutto ciò che verrà dopo sembrerà molto più semplice. Adesso che è stato deciso il cosa bisogna passare al quanto. Il budget è molto importante, poiché va fissato tenendo conto di ogni più piccolo dettaglio, incluso un qualche possibile intoppo che possa richiedere un investimento maggiore. Chiaramente il budget dovrà essere equiparabile al ricavo, altrimenti si rischia di avere una perdita consistente. Occorre poi fissare un calendario della preparazione della conferenza, ossia di tutte le attività che verranno svolte da un giorno tot fino al giorno prima della data prescelta. A questo punto la cosa più importante che resta da fare è decidere la location. Questa andrà scelta per prima cosa in base al budget, per seconda cosa in base al numero di invitati e per terza cosa in base alla tipologia di quest’ultimi. È importante anche tener conto in questa scelta del tipo di argomenti trattati. Fatte tutte le scelte precedenti arriva la parte un po’ più semplice, ossia il menù. Gli invitati devono stare un giorno intero alla conferenza, di conseguenza occorre offrire loro un buffet che gli permetta di distrarsi e di rifocillarsi prima delle attività pomeridiane. Il menù deve essere gustoso, ma al tempo stesso leggero, poiché l’attenzione degli invitati deve restare alta, fosse anche una cena o galà aziendale.
Se poi la location scelta è solita avere delle conferenze potrebbe essere una buona mossa quella di ascoltare qualche loro consiglio dal momento che sono abbastanza pratici in materia. A questo punto si scelgono i relatori che dovranno intervenire, si programmano i loro interventi e si chiede in anticipo di quali strumenti avranno bisogno per il loro discorso, così da avere tutto pronto nel giorno prescelto. Per concludere occorre mandare gli inviti ai partecipanti sulla lista. Esistono principalmente due modalità di invito per una conferenza. Solitamente per un ristretto numero di invitati si scelgono inviti cartacei; se invece il numero di persone è elevato conviene mandare gli inviti via e-mail, newsletter o siti internet.